Logo ANRI
ID EN

Layanan Jasa Kearsipan

Layanan Jasa Kearsipan

Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) melalui unit kerja Pusat Data, Informasi, dan Jasa Teknis Kearsipan melaksanakan pelayanan di bidang jasa kearsipan. Ada 5 (lima) layanan di Pusat Data, Informasi, dan Jasa Teknis Kearsipan, antara lain: Penyimpanan Arsip, Penataan Arsip, Pembuatan Pedoman Kearsipan, Pembuatan Aplikasi Sistem Kearsipan, serta Pemeliharaan dan Perawatan Arsip.

Pelayanan jasa kearsipan diberikan kepada instansi pemerintah pusat dan daerah, lembaga pendidikan, BUMN, BUMD, perusahaan swasta, serta masyarakat.

Tarif jasa diatur berdasarkan Peraturan Pemerintah Nomor 53 Tahun 2019 tentang Jenis dan Tarif atas Jenis Penerimaan Negara Bukan Pajak (PNBP) yang berlaku di ANRI. Demikian pula mekanisme pengadaan jasanya yang harus mengikuti peraturan sesuai mekanisme penerimaan negara bukan pajak.

Maklumat Pelayanan

Layanan Jasa Penataan Arsip

Jasa penataan arsip adalah kegiatan teknis untuk menata arsip organisasi yang tidak teratur agar sesuai prinsip kearsipan sehingga mudah ditemukan secara cepat, tepat, dan aman dengan output meliputi:

  • Arsip yang tertata dengan baik secara fisik dan informasi sesuai dengan peraturan perundangan dan norma, standar, prosedur dan kriteria kearsipan;
  • Daftar arsip dalam format soft copy;
  • Daftar arsip duplikasi dalam format soft copy;
  • Peta/denah lokasi penyimpanan box arsip.

PERSYARATAN :

Pengguna Layanan mengajukan Surat Permohonan Konsultasi Program Bidang Kearsipan berikut dokumen kelengkapan yang ditujukan ke: Arsip Nasional Republik Indonesia Jalan Ampera Raya Nomor 7 Jakarta Selatan 12560 dan/atau alamat

⏱️ Waktu/Jadwal Pelayanan

Dihitung berdasarkan volume dan kondisi arsip serta prasarana dan sarana pendukung.

Biaya Layanan / PNBP

Sesuai dengan Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 53 Tahun 2019 tentang Jenis dan Tarif atas Jenis Penerimaan Negara Bukan Pajak (PNBP).

📞 Nomor Kontak

Telepon
: (021) 25031844
WhatsApp Center
: 0813-8500-6636
Email
Website
Alamat
: Jl. Hj.Tutty Alawiyah No. 21 Pancoran,
  Jakarta Selatan 12740

Alur Pelayanan

Administrasi Jasa Layanan Penataan Arsip:

  1. Pengguna Layanan menyusun dan mengajukan Surat Permohonan kebutuhan jasa penataan arsip untuk memperoleh surat penawaran;
  2. Pusat Data, Informasi, dan Jasa Teknis Kearsipan melakukan survei penjajakan kepada Pengguna Layanan sebagai dasar penyusunan proposal;
  3. Pengguna Layanan menelaah proposal. Apabila disetujui, Pengguna Layanan dan Pusat Data, Informasi, dan Jasa Teknis Kearsipan membuat nota kesepahaman dan Perjanjian Kerja Sama;
  4. Pusat Data, Informasi, dan Jasa Teknis Kearsipan melaksanakan jasa pembenahan arsip sesuai perjanjian kerja sama/kontrak serta menyampaikan laporan perkembangan pekerjaan kepada Pengguna Layanan;
  5. Pengguna Jasa dan Pusat Data, Informasi, dan Jasa Teknis Kearsipan selama masa pelaksanaan pekerjaan dapat melakukan addendum perjanjian kerja sama/kontrak sesuai kesepakatan bersama;
  6. Pengguna Layanan melakukan verifikasi hasil pekerjaan. Apabila sesuai perjanjian, dilakukan serah terima pekerjaan, apabila tidak sesuai, dilakukan perbaikan oleh Pusat Data, Informasi, dan Jasa Teknis Kearsipan;
  7. Setelah serah terima pekerjaan, Pusat Data, Informasi, dan Jasa Teknis Kearsipan melakukan penagihan pembayaran jasa penataan sesuai perjanjian kerja sama/kontrak;
  8. Pengguna Layanan melakukan pembayaran jasa penataan sesuai perjanjian kerja sama/kontrak.

Persiapan Pembenahan Arsip:

  1. Pusat Data, Informasi, dan Jasa Teknis Kearsipan menyampaikan kebutuhan bahan, perlengkapan, dan peralatan pembenahan arsip kepada Pengguna Layanan, meliputi SOTK, klasifikasi dan jadwal retensi arsip, serta sarana dan prasarana pendukung;
  2. Pengguna Layanan menyediakan dan menjelaskan SOTK, klasifikasi arsip, jadwal retensi arsip, serta sarana dan prasarana pendukung;
  3. Pusat Data, Informasi, dan Jasa Teknis Kearsipan menganalisis SOTK, klasifikasi arsip, jadwal retensi arsip, serta memeriksa kesiapan sarana dan prasarana pendukung teknis dan nonteknis;
  4. Pengguna Layanan dan Pusat Data, Informasi, dan Jasa Teknis Kearsipan melaksanakan kick off meeting sebagai awal kegiatan pembenahan arsip.

Dokumentasi Kegiatan Pelayanan

Layanan Jasa Pembuatan Pedoman Kearsipan

Jasa pembuatan pedoman kearsipan adalah pembuatan pedoman pengelolaan arsip dinamis yang terdiri dari Tingkat Sederhana dan Tingkat Kompleks. Adapun komponen-komponen Pedoman Kearsipan antara lain:

  1. Kebijakan Kearsipan
  2. Prosedur Kearsipan
  3. Tata Naskah Dinas
  4. Klasifikasi Arsip
  5. Jadwal Retensi Arsip
  6. Sistem Klasifikasi dan Keamanan Akses Arsip

PERSYARATAN :

Pengguna Layanan mengajukan Surat Permohonan Konsultasi Program Bidang Kearsipan berikut dokumen kelengkapan yang ditujukan ke: Arsip Nasional Republik Indonesia Jalan Ampera Raya Nomor 7 Jakarta Selatan 12560 dan/atau alamat

⏱️ Waktu/Jadwal Pelayanan

  • 90 (sembilan puluh) hari kerja untuk pembuatan pedoman tingkat sederhana; dan
  • 120 (seratus dua puluh) hari kerja untuk pembuatan pedoman tingkat kompleks.

Biaya Layanan / PNBP

Sesuai dengan Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 53 Tahun 2019 tentang Jenis dan Tarif atas Jenis Penerimaan Negara Bukan Pajak (PNBP).

📞 Nomor Kontak

Telepon
: (021) 25031844
WhatsApp Center
: 0813-8500-6636
Email
Website
Alamat
: Jl. Hj.Tutty Alawiyah No. 21 Pancoran,
  Jakarta Selatan 12740

Alur Pelayanan

  1. Pengguna Layanan menyusun daftar kebutuhan jasa pembuatan pedoman kearsipan;
  2. Pengguna Layanan mengajukan Surat Permohonan Jasa Pembuatan Pedoman Kearsipan beserta daftar kebutuhan dan dokumen kelengkapan;
  3. Pusat Data, Informasi, dan Jasa Teknis Kearsipan melakukan penjajakan sebagai dasar penyusunan proposal;
  4. Pengguna Layanan menelaah dan menyetujui proposal, kemudian menyusun Nota Kesepahaman Bersama, Perjanjian Kerja Sama/Kontrak, atau Surat Perintah Kerja;
  5. Pusat Data, Informasi, dan Jasa Teknis Kearsipan melaksanakan Jasa Pembuatan Pedoman Kearsipan sesuai Perjanjian/Kontrak dan menyampaikan laporan pelaksanaan pekerjaan kepada Pengguna Layanan;
  6. Pengguna Layanan menerima laporan pelaksanaan pekerjaan;
  7. Pusat Data, Informasi, dan Jasa Teknis Kearsipan menerima Berita Acara Serah Terima Hasil Pekerjaan dan melakukan penagihan pembayaran kepada Pengguna Layanan;
  8. Pengguna Layanan melakukan pembayaran Jasa Pembuatan Pedoman Kearsipan;
  9. Pusat Data, Informasi, dan Jasa Teknis Kearsipan menerima pembayaran sesuai dengan Perjanjian Kerja Sama/Kontrak;
  10. Pengguna Layanan mengisi Survei Kepuasan Masyarakat sebagai evaluasi dari layanan.

Dokumentasi Kegiatan Pelayanan

Layanan Jasa Pembuatan Aplikasi Sistem Kearsipan

Jasa pembuatan program aplikasi sistem kearsipan adalah kegiatan teknis pembuatan program aplikasi dan source code (kode sumber) beserta manual penggunaan aplikasi sistem kearsipan.


PERSYARATAN :

Pengguna Layanan mengajukan Surat Permohonan Konsultasi Program Bidang Kearsipan berikut dokumen kelengkapan yang ditujukan ke: Arsip Nasional Republik Indonesia Jalan Ampera Raya Nomor 7 Jakarta Selatan 12560 dan/atau alamat

⏱️ Waktu/Jadwal Pelayanan

  • 90 (sembilan puluh) hari kerja untuk pembuatan aplikasi sistem kearsipan tingkat sederhana; dan
  • 120 (seratus dua puluh) hari kerja untuk pembuatan aplikasi sistem kearsipan tingkat kompleks.

Biaya Layanan / PNBP

Sesuai dengan Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 53 Tahun 2019 tentang Jenis dan Tarif atas Jenis Penerimaan Negara Bukan Pajak (PNBP).

📞 Nomor Kontak

Telepon
: (021) 25031844
WhatsApp Center
: 0813-8500-6636
Email
Website
Alamat
: Jl. Hj.Tutty Alawiyah No. 21 Pancoran,
  Jakarta Selatan 12740

Alur Pelayanan

  1. Pengguna Layanan menyusun daftar kebutuhan dan rencana kegiatan pembuatan program aplikasi sistem kearsipan;
  2. Pengguna Layanan mengajukan Surat Permohonan Jasa Pembuatan Aplikasi Sistem Kearsipan;
  3. Pengguna Layanan meminta Surat Penawaran Jasa Pembuatan Aplikasi Sistem Kearsipan kepada Pusat Data, Informasi, dan Jasa Teknis Kearsipan;
  4. Pengguna Layanan menginformasikan waktu dan tempat kegiatan wawancara dan pengumpulan data;
  5. Pengguna Layanan menerima dan menyetujui proposal, kemudian menyusun Nota Kesepahaman Bersama dan Perjanjian Kerja Sama/Kontrak yang ditandatangani kedua belah pihak;
  6. Pengguna Layanan dan Pusat Data, Informasi, dan Jasa Teknis Kearsipan melakukan pembahasan kebijakan dan teknis pelaksanaan kegiatan;
  7. Pengguna Layanan melakukan pembayaran jasa sesuai Perjanjian Kerja Sama/Kontrak;
  8. Pusat Data, Informasi, dan Jasa Teknis Kearsipan melaksanakan kegiatan pengenalan produk;
  9. Pusat Data, Informasi, dan Jasa Teknis Kearsipan melakukan survei awal kegiatan;
  10. Pusat Data, Informasi, dan Jasa Teknis Kearsipan menyusun dan menyampaikan proposal pembuatan aplikasi sistem kearsipan;
  11. Pusat Data, Informasi, dan Jasa Teknis Kearsipan membuat Surat Keputusan Tim Pelaksana;
  12. Pusat Data, Informasi, dan Jasa Teknis Kearsipan melakukan survei melalui wawancara dan pengumpulan data;
  13. Pusat Data, Informasi, dan Jasa Teknis Kearsipan melaksanakan pembuatan program aplikasi sistem kearsipan sesuai Perjanjian Kerja Sama/Kontrak;
  14. Pusat Data, Informasi, dan Jasa Teknis Kearsipan mengolah data dan informasi Pengguna Layanan sebagai dasar dalam pembuatan program aplikasi sistem kearsipan;
  15. Pusat Data, Informasi, dan Jasa Teknis Kearsipan melaporkan pelaksanaan kegiatan kepada Pengguna Layanan;
  16. Pusat Data, Informasi, dan Jasa Teknis Kearsipan menyerahkan hasil pekerjaan kepada Pengguna Layanan;
  17. Pengguna Layanan mengisi Survei Kepuasan Masyarakat sebagai evaluasi dari layanan.

Dokumentasi Kegiatan Pelayanan

Layanan Jasa Pemeliharaan dan Perawatan Arsip

Layanan jasa pemeliharaan dan perawatan arsip adalah rangkaian kegiatan untuk menjaga keautentikan, keutuhan, keamanan, dan keselamatan arsip baik fisik maupun informasinya yang dilakukan secara preventif.

  1. Laminasi arsip:
    • Arsip yang telah terbebas dari asam dan dilaminasi;
    • Arsip yang secara fisik lebih kuat sehingga dapat memperpanjang usia arsip.
  2. Alih media arsip kertas ke format elektronik/digital: Arsip kertas yang telah dialihmedia ke format digital berupa digital file yang berbentuk JPG, TIFF, dan PDF dengan ukuran A4/F4, A3, A2, A1 dan A0.

PERSYARATAN :

Pengguna Layanan mengajukan Surat Permohonan Konsultasi Program Bidang Kearsipan berikut dokumen kelengkapan yang ditujukan ke: Arsip Nasional Republik Indonesia Jalan Ampera Raya Nomor 7 Jakarta Selatan 12560 dan/atau alamat

⏱️ Waktu/Jadwal Pelayanan

a. Laminasi arsip:

Jangka waktu pelaksanaan selama 1 (satu) bulan dapat diselesaikan:

  • Arsip tekstual ukuran A4, F4, dan A3 sebanyak 1.000 lembar;
  • Arsip kartografi/kearsitekturan ukuran A3, A2, A1, dan A0 sebanyak 100 lembar.

b. Alih media arsip kertas ke format elektronik/digital:

Jangka waktu pelaksanaan selama 1 (satu) bulan dapat diselesaikan:

  • Ukuran A4, F4, dan A3 minimal 3.000 lembar;
  • Ukuran A2, A1, A0 minimal 700 halaman.

Biaya Layanan / PNBP

Sesuai dengan Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 53 Tahun 2019 tentang Jenis dan Tarif atas Jenis Penerimaan Negara Bukan Pajak (PNBP).

📞 Nomor Kontak

Telepon
: (021) 25031844
WhatsApp Center
: 0813-8500-6636
Email
Website
Alamat
: Jl. Hj.Tutty Alawiyah No. 21 Pancoran,
  Jakarta Selatan 12740

Alur Pelayanan

a. Laminasi Arsip:

  1. Pengguna layanan mengajukan Surat Permohonan dan menyusun daftar kebutuhan jasa laminasi arsip serta meminta surat penawaran pelayanan jasa laminasi arsip;
  2. Pusat Data, Informasi, dan Jasa Teknis Kearsipan melakukan survei mengenai kebutuhan dan keadaan arsip yang akan dilaminasi;
  3. Pembuatan proposal kepada Pengguna Layanan dari Pusat Data, Informasi, dan Jasa Teknis Kearsipan;
  4. Pembuatan Surat Perintah Kerja (SPK) atau Perjanjian Kerja Sama (PKS) yang disetujui oleh Pusat Data, Informasi, dan Jasa Teknis Kearsipan dan Pengguna Jasa;
  5. Pusat Data, Informasi, dan Jasa Teknis Kearsipan memeriksa kondisi arsip dan kesesuaian arsip dengan daftar arsip yang dikirim oleh Pengguna Jasa;
  6. Pusat Data, Informasi, dan Jasa Teknis Kearsipan melaksanakan pelayanan jasa laminasi arsip dengan menghilangkan asam pada arsip;
  7. Pengguna Layanan melakukan pembayaran atas jasa laminasi arsip yang diterima;
  8. Pusat Data, Informasi, dan Jasa Teknis Kearsipan membuat laporan pelaksanaan pekerjaan;
  9. Pusat Data, Informasi, dan Jasa Teknis Kearsipan dan Pengguna Jasa menandatangani Berita Acara Serah Terima (BAST) dalam rangkap 2 (dua) untuk masing-masing pihak.

b. Alih Media Arsip Kertas ke Format Elektronik/Digital:

  1. Pengguna layanan mengajukan Surat Permohonan dan menyusun daftar kebutuhan jasa alih media arsip serta meminta surat penawaran pelayanan;
  2. Pusat Data, Informasi, dan Jasa Teknis Kearsipan melakukan survei mengenai kebutuhan dan keadaan arsip yang akan dialih media;
  3. Pembuatan proposal kepada Pengguna Layanan dari Pusat Data, Informasi, dan Jasa Teknis Kearsipan;
  4. Pembuatan Surat Perintah Kerja (SPK) atau Perjanjian Kerja Sama (PKS);
  5. Pusat Data, Informasi, dan Jasa Teknis Kearsipan memeriksa kondisi arsip dan kesesuaian arsip dengan daftar arsip dari Pengguna Jasa;
  6. Pusat Data, Informasi, dan Jasa Teknis Kearsipan melaksanakan pelayanan jasa alih media arsip kertas ke format elektronik/digital;
  7. Pengguna Layanan melakukan pembayaran atas jasa alih media arsip yang diterima;
  8. Pusat Data, Informasi, dan Jasa Teknis Kearsipan membuat laporan pelaksanaan pekerjaan jasa alih media arsip kepada Pengguna Layanan;
  9. Pusat Data, Informasi, dan Jasa Teknis Kearsipan dan Pengguna Jasa menandatangani Berita Acara Serah Terima (BAST) dalam rangkap 2 (dua) untuk masing-masing pihak.

Dokumentasi Kegiatan Pelayanan

Laminasi Arsip

Dokumentasi Laminasi 1
Dokumentasi Laminasi 2

Alih Media Arsip

Dokumentasi Alih Media 1
Dokumentasi Alih Media 2

Layanan Jasa Penyimpanan Arsip

Jasa penyimpanan arsip adalah penitipan arsip suatu organisasi untuk disimpan di depo arsip yang dikelola oleh ANRI sesuai dengan prinsip dan kaidah kearsipan. Adapun bentuk layanannya antara lain:

  1. Penyimpanan boks arsip
  2. Perawatan dan pemeliharaan boks arsip
  3. Pengamanan fisik dan informasi arsip

PERSYARATAN :

Pengguna Layanan mengajukan Surat Permohonan Konsultasi Program Bidang Kearsipan berikut dokumen kelengkapan yang ditujukan ke: Arsip Nasional Republik Indonesia Jalan Ampera Raya Nomor 7 Jakarta Selatan 12560 dan/atau alamat

⏱️ Waktu/Jadwal Pelayanan

Sesuai dengan kesepakatan dalam Perjanjian Kerja Sama.

Biaya Layanan / PNBP

Sesuai dengan Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 53 Tahun 2019 tentang Jenis dan Tarif atas Jenis Penerimaan Negara Bukan Pajak (PNBP).

📞 Nomor Kontak

Telepon
: (021) 25031844
WhatsApp Center
: 0813-8500-6636
Email
Website
Alamat
: Jl. Hj.Tutty Alawiyah No. 21 Pancoran,
  Jakarta Selatan 12740

Alur Pelayanan

1) Mekanisme Kerja

  1. Pengguna Layanan mengajukan Surat Permohonan Pelayanan Penyimpanan Arsip disertai Surat Perintah Kerja atau Perjanjian Kerja Sama/Kontrak serta daftar kebutuhan jasa penyimpanan arsip;
  2. Pusat Data, Informasi, dan Jasa Teknis Kearsipan melakukan pengumpulan informasi/survei kebutuhan dan kondisi arsip sebagai dasar penyusunan proposal dan menyampaikannya kepada Pengguna Layanan;
  3. Apabila proposal disetujui, Pengguna Layanan menyusun Surat Perintah Kerja atau Perjanjian Kerja Sama/Kontrak;
  4. Pusat Data, Informasi, dan Jasa Teknis Kearsipan melaksanakan jasa penyimpanan arsip sesuai ketentuan dan persyaratan;
  5. Apabila terjadi perubahan volume dan/atau jangka waktu penyimpanan, dilakukan perubahan atau penambahan surat perintah kerja atau perjanjian kerja sama/kontrak berdasarkan kesepakatan bersama;
  6. Pengguna Layanan melakukan pembayaran jasa penyimpanan arsip sesuai Surat Perintah Kerja atau Perjanjian Kerja Sama/Kontrak;
  7. Pusat Data, Informasi, dan Jasa Teknis Kearsipan menyampaikan laporan pelaksanaan jasa penyimpanan arsip secara berkala setiap 3 (tiga) bulan;
  8. Pengguna Layanan melakukan pengawasan terhadap pelaksanaan jasa penyimpanan arsip;
  9. Apabila jangka waktu penyimpanan akan berakhir, Pengguna Layanan dapat memperpanjang layanan dengan persetujuan Pusat Data, Informasi, dan Jasa Teknis Kearsipan yang dituangkan dalam surat perintah kerja atau perjanjian kerjasama/kontrak baru paling lambat 1 (satu) bulan sebelum masa berakhir;
  10. Apabila tidak dilakukan perpanjangan, Pengguna Layanan dapat mengambil arsip yang disimpan di Depot Arsip Pusat Data, Informasi, dan Jasa Teknis Kearsipan.

2) Penyimpanan Arsip

  1. Pengguna Layanan menata boks arsip sesuai ketentuan dan format daftar boks arsip;
  2. Pusat Data, Informasi, dan Jasa Teknis Kearsipan memeriksa kesesuaian boks arsip di lokasi Pengguna Layanan sebelum pengiriman ke Depot Arsip dan menyampaikan hasil pemeriksaan;
  3. Pengguna Layanan melakukan perbaikan boks arsip apabila belum sesuai ketentuan;
  4. Pusat Data, Informasi, dan Jasa Teknis Kearsipan menerima, memeriksa jumlah dan kelengkapan boks arsip, serta melakukan penyegelan;
  5. Pusat Data, Informasi, dan Jasa Teknis Kearsipan dan Pengguna Layanan menandatangani berita acara serah terima boks arsip rangkap 2 (dua);
  6. Pusat Data, Informasi, dan Jasa Teknis Kearsipan mengelola penyimpanan arsip di Depot Arsip sesuai Surat Perintah Kerja atau Perjanjian Kerja Sama/Kontrak.

3) Mutasi Arsip

  1. Selama masa penyimpanan, Pengguna Layanan dapat mengajukan mutasi arsip secara tertulis yang meliputi pengurangan, penambahan, dan/atau penggantian arsip;
  2. Pusat Data, Informasi, dan Jasa Teknis Kearsipan memeriksa kesesuaian rencana mutasi dengan Surat Perintah Kerja atau Perjanjian Kerja Sama/Kontrak serta data penyimpanan arsip;
  3. Mutasi arsip dilaksanakan bersama oleh Pengguna Layanan dan Pusat Data, Informasi, dan Jasa Teknis Kearsipan serta dituangkan dalam berita acara mutasi arsip;
  4. Pengguna Layanan mengisi Survei Kepuasan Masyarakat sebagai evaluasi dari layanan.

Dokumentasi Kegiatan Pelayanan

Dokumentasi Penyimpanan Arsip 1
Dokumentasi Penyimpanan Arsip 2
Sarana
Mode Suara
Perbesar Text
Perkecil Text
Skala Abu-abu
Warna
Klise
Penerangan
Garis Bawahi Tautan
Pertegas Text
Atur Ulang
Close menu